Pour la réalisation d’un projet, vous avez besoin de collaborateurs capables de vous accompagner. Le projet étant une succession d’activité à mener, il est primordial de savoir gérer son temps pour être efficace. Pour vous permettre de mieux vous en sortir, il existe de nombreux outils de gestion de votre temps. Vous avez par exemple le tableau de répartition des tâches. De quoi s’agit-il réellement ? Découvrez-en plus ici.
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Qu’est-ce que le tableau de répartition des tâches ?
Le tableau de répartition des tâches est un outil clé dans la planification de vos activités. S’appliquant dans tous les secteurs, cet instrument de gestion participe à l’exécution de tous vos projets. En effet, il vous aide à distribuer les tâches à exécuter dans la cadre de l’avancement de tout projet. Au-delà de ce rôle de management, le tableau a aussi une utilité de suivi de projet.
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Avec la répartition des tâches, vous avez résolu un problème de communication en responsabilisant chaque membre de votre équipe. En dehors de cela, le tableau vous permet de savoir exactement l’état d’avancement des travaux puisqu’il sert de tableau de bord et de fiche de synthèse.
La polyvalence de cet appareil fait qu’il peut s’appliquer également à un seul individu à la recherche d’une meilleure organisation pour être plus efficace. Il n’y a pas vraiment une forme fixe pour ce tableau qui s’adapte au contexte tout en étant très utile.
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Les avantages du tableau de répartition des tâches
Le tableau de répartition des tâches dispose de nombreux avantages pour celui qui l’utilise. Dans certains contextes, il vous permet de mieux connaître vos collaborateurs. En effet, vous avez une situation en temps réel, sur les compétences et domaines de prédilection des membres de votre équipe. Avec cette information, vous pourrez plus aisément attribuer les tâches avec un meilleur taux de réussite.
Sur un autre volet, ce tableau vous permet de mieux gérer le temps. Vous avez clairement la durée impartie pour chaque tâche. Aussi, vous pouvez aisément ordonner le travail qui revient à chacun en suivant une chronologie qui permet d’avancer plus sereinement.
Avec ce tableau, vous pourrez plus facilement anticiper les cas d’absence en organisant des remplacements de dernière minute. S’occuper du remplacement demande de tenir compte de la charge de travail de chaque collaborateur. Avec le tableau de répartition devant vous, vous savez exactement qui est plus disponible pour remédier à une défaillance à un poste de travail.
Comment se présente le tableau de répartition des tâches ?
Pour la répartition des tâches, le tableau est à double entrée. Le nombre de colonnes et de lignes dépendra essentiellement du nombre de personnes dans l’équipe ainsi que des tâches à exécuter.
D’un côté vous avez l’ensemble des tâches à exécuter. Généralement, cette entrée est rangée verticalement dans la première colonne. La seconde entrée est réservée pour chaque membre de l’équipe. Le renseignement des cases avec les noms des collaborateurs se fait sur les cases du haut disposées horizontalement.
L’intercession entre les deux entrées peut servir à recueillir deux types d’information. Il peut s’agir du temps accordé à l’équipier pour l’exécution de la tâche. Dans le second cas, il peut s’agir de l’évaluation des compétences de la personne.
Si c’est le temps qui est la donnée à notifier, votre tableau devient une chronostructure. Dans ce cas, il faudra préciser sa durée d’application. Dans le cas où il s’agira plutôt des compétences, vous parlerez de tableau de polyvalence.
Les implications d’un tableau de répartition des tâches
Le tableau de répartition des tâches impose un travail préalable. Il est d’abord important que celui qui compte s’en servir dispose de capacité de management avérée. Ensuite, il est important de faire le point de toutes les tâches à exécuter. Avec ce répertoire d’activités à mener, vous devez ensuite déterminer la durée qui incombe à chacune d’elle. Par la suite, il faudra classer par ordre de priorité les activités à mener.
Pour les ressources humaines, l’ensemble doit être recensé afin de s’assurer de n’avoir laissé personne sur le carreau. Il est maintenant important d’affecter les tâches en tenant compte des capacités de chaque équipier.
Après avoir réalisé et appliqué votre tableau, vous devez procéder à une évaluation pour apprécier l’impact de votre organisation. En fonction des résultats, vous pouvez mieux planifier les travaux à l’avenir.
